• أن يكون المبتعث قد أمضى سنة دراسية (تسعة أشهر) من تاريخ بداية البعثة.
• أن يكون قد أمضى سنة دراسية (تسعة أشهر) من تاريخ آخر عودة من المملكة .
• عند طلب أمر الاركاب التذكرة للإجازة التالية يجب أن يكون قد مضى مدة سنة كاملة (تسعة أشهر) بين تاريخ آخر عودة من المملكة وتاريخ السفر المطلوب .
• ألاّ تقل المدة المتبقية على تاريخ نهاية البعثة عن ستة أشهر من تاريخ السفر .
• ألاّ تقل مدة الإجازة في المملكة عن عشرين يوماً وأن لا تزيد عن ثلاثة أشهر .
• أن لا يتعارض تاريخ السفر مع فترة الدراسة أو يترتب عليه إسقاط مواد أو فصل دراسي.
• يجب أن يكون خط سير السفر أقصر خط سير بين المدينة مقر البعثة إلى المدينة مقر سكن المبتعث أو أقرب مطار لمقر سكنه.
• المغادرة تكون من المدينة التي يدرس فيها المبتعث بمقر البعثة والعودة إلى نفس المدينة لطلبة البكالوريوس إذا كانت مدة البعثة خمس سنوات الحد الأقصى للمبتعث أربعةأوامر إركاب ذهاباً وعودة والخامس باتجاه واحد إلى المملكة .
• لطلبة الماجستير إذا كانت مدة البعثة ثلاث سنوات الحد الأقصى للمبتعث أمريْ إركاب (2) ذهاباً وعودة والثالث باتجاه واحد إلى المملكة .
• لطلبة الدكتوراه إذا كانت مدة البعثة ثلاث سنوات الحد الأقصى للمبتعث أمري إركاب (2) ذهاباً وعودة والثالث باتجاه واحد إلى المملكة.

• يمنح المبتعث أمر الإركاب على الدرجة السياحية .
• لموظف المبتعث الذي نص قرار ابتعاثه ( للتدريب، الاتصال العلمي ) ولمدة سنة واحدة يمنح أمر اركاب للعودة على درجة رجال الأعمال إذا كانت مرتبته الوظيفية الثانية عشر فما فوق، ويمنح أمر اركاب على الدرجة السياحية إذا كانت مرتبته الوظيفية الحادية عشر فما دون؛ علما بانه في حالة  تمديد البعثة او زيادة البعثة لأكثر من سنة تتحول فئة الابتعاث الى موظف مبتعث وعليه يكون الاستحقاق فقط للدرجة السياحية.
• النسبة للموظف المبتعث يمنح أمر إركاب على الدرجة السياحية بغض النظر عن المرتبة الوظيفية. 
• المبتعث العسكري للدراسات غير العسكرية يمنح أمر اركاب على درجة رجال الأعمال إذا كانت رتبته (مقدم) فما فوق ويمنح امر إركاب على الدرجة السياحية إذا كانت أقل من ذلك.

• يحدد الطالب تاريخ سفره  قبل السفر بوقت كاف لا يقل عن شهرين من تاريخ السفر .

• رفاق خطاب من المشرف الاكاديمي بالجامعة أو مدير البرنامج يوضح الوضع الاكاديمي للمبتعث والموافقة على مدة الاجازة المطلوبة.
• لموافقة المسبقة من المشرف الدراسي بالملحقية على السفر للمدة المطلوبة وبناء على خطاب الجامعة.
• لموافقة المسبقة على الرحلة العلمية، حضور مؤتمر أو دورة تدريبية.
• ند التقدم بطلب تذكرة إنهاء الدراسة يرفق بالطلب خطاب مدير البرنامج او المشرف الاكاديمي بالجامعة يفيد بالتاريخ الفعلي لانتهاء التدريب او الدراسة ( محدد باليوم ، الشهر، السنة ).
• زويد مكتب الخطوط بصور جوازات السفر للمسافرين عند الحاجة لها.

• يستغرق الطلب خمسة أيام عمل .

التقدم بالطلب عن طريق منظومة سفر2 https://safeer2.moe.gov.sa

بعد الموافقة على طلب التذكرة يستلم المبتعث رسالة تفيده بالتقدم بطلب من نوع حجز تذكرة ويقوم المبتعث بالتقدم واغلاق هذا الطلب بنفسه وبعد إغلاق هذا الطلب يقوم النظام اتوماتيكياً بإنشاء طلب يسمى تذكرة غير مباشرة وهذا الطلب هو ما يظهر لدى مكتب الخطوط ويحتاج المبتعث الى رقم هذا الطلب عند التواصل مع فريق العناية بسفر الطلاب بالخطوط السعودية.

وبعد إتمام المبتعث لخطوة إغلاق طلب إصدار وحجز تذكرة والحصول على رقم طلب تذكرة غير مباشرة يمكنه التواصل مع فريق العناية بسفر الطلاب مباشرة على وسائل الاتصال ادناه:

1-برنامج الواتساب:

+   966537737881

2-البريد الالكتروني:

Studentscare@saudia.com

3-رقم هاتف خدمة ما بعد البيع:

14378860301

• تكون أولوية السفر عن طريق أول خط متاح من مقر البعثة وذلك بالتنسيق بين المبتعث وفريق العناية بسفر الطلاب بمكتب الخطوط السعودية، مع الأخذ بالاعتبار عدم تدخل الملحقية في فرض خطوط معينة على مكتب الخطوط.

بعد تواصل المبتعث بمكتب الخطوط وتنسيق الحجوزات الملائمة، يقوم مكتب الخطوط بارسال الحجز للمبتعث وفي هذه الحالة على المبتعث التحقق من جميع البيانات والاجراءات المطلوبة قبل الموافقة على إصدار التذكرة مثل:

• التحقق من بيانات المبتعث والمرافقين وان تكون الاسماء والبيانات مطابقة لجواز السفر.
• التأكد من خط السير ذهاب وعودة.
• التأكد من تاريخ الذهاب وتاريخ العودة.
• عدم تأكيد الحجز وإصدار التذاكر الا بعد التأكد من صحة البيانات الموجود بالحجز .
• يرجى العلم انه في حالة الموافقة على الحجز فإنه يتم الموافقة على حجز الذهاب والعودة معاً.

• يتعين على المبتعث و المرافقين مراعاة ضوابط السفر والعودة الى دولة كندا حسب ما اقرته الحكومة الكندية https://travel.gc.ca/
• على المبتعثين التأكد من صحة البيانات المذكورة على الحجز سواء لهم او للمرافقين.
• على المبتعثين التكفل باي غرامات تترتب على أي تغيير يتم  بعد الموافقة على إصدار التذاكر .
• على المبتعثين الذين ارسلوا الجوازات او التأشيرات للتجديد عدم التسرع في إصدار التذاكر الا بعد استلام الجواز او التأشيرة حتى لا يتعرض أي مبتعث لدفع الغرامات المترتبة على تغيير الحجوزات.

• يتعين على المبتعث و المرافقين مراجعة التحديثات الخاصة بالسفر والعودة لدولة كندا من خلال مراجعة الرابط التالي:- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/services/coronavirus-covid19/travel-restrictions-exemptions.html
• يجب التأكد من استيفاء شروط العودة لدولة كندا تلافياً لأي عقبات وذلك من خلال مراجعة الرابط التالي و التأكد من استيفاء المطلوب. https://travel.gc.ca/travel-covid/travel-restrictions/flying-canada-checklist
• علما بأن الملحقية لا تقوم بتعويض الطالب او مرافقيه عن رسوم الإقامة في الفندق (ان لزم الامر) كجزء من ضوابط الحجر الصحي المفروضة من قبل الحكومة الكندية.
• يتعين على المبتعث و المرافقين مراجعة الإجراءات الاحترازية في دولة الانتظار الواجب اتخاذها في حل وجود محطات انتظار في دول قبل الوصول للمملكة.
• يتعين على المبتعث و المرافقين مراجعة الاجراء الاحترازية الواجب اتخاذها عند الوصول للمملكة وفق مدينة الوصول.
• يتعين على المبتعث ارفاق خطاب من المشرف الاكاديمي بالجامعة او مدير البرنامج بالموافقة على السفر للفترة المطلوبة والوضع الاكاديمي للمبتعث خلال فترة الاجازة وكيف سيتم معالجة فترة الحجر الصحي عند العودة.

لأي استفسار يتعلق بالتذاكر يرجى التواصل مع قسم الخدمات الطلابية ( مجموعة تذاكر السفر بالملحقية ) عن طريق البريد الالكتروني المشترك لقسم التذاكر :ticketdepartment-ca@ca.moe.gov.sa