يعتبر قسم الدارسين على حسابهم الخاص هو إحدى الأقسام التابعة لإدارة الشئون الأكاديمية بالملحقية الثقافية، ويعنى القسم بالإشراف على الطلاب الدارسين على حسابهم الخاص وإرشادهم بلوائح وقوانين الإلحاق بالبعثة. وهى حلقة وصل مهمة بين الطالب ووزارة التعليم . قامت إدارة الدارسين على حسابهم الخاص بوكالة الوزارة لشؤون البعثات بإطلاق الخدمة الإلكترونية للحصول على الموافقة بالدراسة على الحساب الخاص في الخارج ويتم استقبال الطلبات إلكترونياً للموافقة عليها من قبل الوزارة قبل السفر إلى بلد الدراسة حتى يتم توفير الوقت والجهد على الطلبة والتأكد من سلامة الإجراءات قبل السفر.
بعد صدور قرار الموافقة للدراسة على الحساب الخاص وفي حال وصول الطالب لمقر الدراسة يمكن للطالب تفعيل قرار الموافقة للدراسة على الحساب الخاص وفتح ملف بالملحقية عن طريق رابط تفعيل قرار الموافقة للدراسة على الحساب الخاص . ويتم ارسال الرقم الطلابي للطالب.
يمكن للطالب الدارس على حسابه الخاص التقدم بطلب الحاق بالبعثة بعد فتح ملف طالب دارس على حسابه الخاص عن طريق بوابة الطلبة المبتعثين بعد استيفاء كامل الشروط والمستندات المطلوبة و شروط الإلحاق في الوقت الحالي وبعد التسجيل على البوابة الإلكترونية كطالب دارس على حسابه الخاص .
يقوم القسم بدراسة الطلب وفي حال استيفاء كامل الشروط والمسوغات المطلوبة من قبل الطالب يتم استكمال الاجراءات المطلوبة من قبل القسم وارسال الطلب للإدارة العامة للبعثات . وبعد صدور قرار الموافقة من قبل الإدارة العامة للبعثات يقوم القسم بإرسال بريد الكتروني للطالب لتوجيهه لفتح ملف طالب مبتعث .
