التقدم بالطلب قبل تاريخ انعقاد المؤتمر أو الندوة بفترة لا تقل عن شهرين ولا تزيد عن 4 شهور، وبعد مضي ما لا يقل عن ستة أشهر في مرحلة الماجستير أو سنة في مرحلة الدكتوراه، وعلى ألا تكون قد صرفت سابقاً في نفس المرحلة الدراسية الحالية.

التقدم بالطلب عن طريق منظومة سفر2 https://safeer2.moe.gov.sa

تعبئة وإرسال الطلب عن طريق البوابة الإلكترونية ويتم تحميل المستندات التالية مع الطلب الإلكتروني:

خاص بطلب رحلة علمية:

• خطاب من المشرف بالجامعة يوضح ضرورة تنقل الطالب لمسافة لا تقل عن 100كم لأغراض الدراسة والبحث العلمي.
• أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه. يوقع الطالب إلكترونياً أثناء تقديمه للطلب على إقرار بأنه لم يسبق له الحصول على بدل تنقلات علمية خلال فترة دراسته للمرحلة الحالية، كما يقر بأنه مسؤول عن أي تكاليف يتم دفعها في حال عدم وصول الموافقة على طلبه (حسب التعهد في الطلب).

خاص بطلب حضور ندوة أو مؤتمر:

• خطاب من مشرف الطالب بالجامعة يؤيد فيه أهمية حضور الطالب (للمؤتمر أو للندوة) كما يوضح فيه اسم (المؤتمر أو الندوة)، مكان وتاريخ الانعقاد والمدة الزمنية، وهل سيتم المشاركة بورقة علمية أو بحث علمي.
• السجل الدراسي الحديث.
• مطوية المؤتمر أو الندوة التي توضح معلومات المؤتمر الأساسية (مواعيده وبرنامجه وأهم موضوعاته ورسومه ونحو ذلك) ويمكن طباعته أو تحميله عادة من موقع المؤتمر أو موقع الجهة المنظمة على الانترنت.
• إذا كان المبتعث مشارك بورقة علمية أو بحث في المؤتمر فعليه إرفاق خطاب القبول من الجهة المنظمة وإرفاق ملخص عن الورقة العلمية أو البحث مع الطلب.
• ضرورة إرفاق فاتورة مفصلة توضح مقدار رسوم التسجيل من الجهة المنظمة للمؤتمر.
• أي وثائق أخرى يرى الطالب إرفاقها لدعم طلبه. يوقع الطالب إلكترونياً أثناء تقديمه للطلب على إقرار بأنه لم يسبق له حضور مؤتمر/ندوة على حساب جهة الابتعاث خلال فترة دراسته للمرحلة الحالية، كما يقر بأنه مسؤول عن أي تكاليف يتم دفعها في حال عدم وصول الموافقة على طلبه من الوزارة (حسب التعهد في الطلب).

خاص بطلب رحلة علمية:

• تمنح بدل التنقلات العلمية لطلبة الدراسات العليا (ماجستير، ودكتوراه) ولمرة واحدة فقط.
• أن يقطع مسافة لا تقل عن 100 كم للتنقلات الداخلية.
• لا تصرف تذاكر سفر للرحلة العلمية.

خاص بطلب حضور ندوة أو مؤتمر:

• الحصول على موافقة رسمية مسبقة من الملحقية على حضور المؤتمر/الندوة قبل التأكيد بالحضور للجهة المنظمة للمؤتمر/الندوة العلمية.
• أن يكون موضوع المؤتمر/الندوة في صميم تخصص المبتعث.
• أن يكون المؤتمر/الندوة في بلد الابتعاث أو في بلد مجاور في المنطقة الجغرافية نفسها.
• أن يتقدم المبتعث بإرسال طلبه الإلكتروني عبر بوابة الطلبة المبتعثين بفترة لا تقل عن شهرين ولا تزيد عن 4 شهور، من تاريخ انعقاد المؤتمر/الندوة للحصول على موافقة الملحقية.
• أن يتضمن طلب حضور المؤتمر/الندوة تحديداً لمقدار رسوم التسجيل Registration Feesفي المؤتمر/الندوة قبل إرسال الطلب الإلكتروني للحصول على موافقة الملحقية.
• في حال موافقة الملحقية، تقوم الملحقية بالتعويض عن رسوم التسجيل في المؤتمر/الندوة فقط، بحيث يتم التأكد أن تلك الرسوم لا تتضمن أي مصاريف أو رسوم أخرى (مثل: السكن، المعيشة، أو حضور دورات تدريبية أو ورش عمل مصاحبة للمؤتمر). وعلى المبتعث إرفاق فاتورة مفصلة توضح مقدار تلك الرسوم من الجهة المنظمة للمؤتمر مرفق معها مطوية المؤتمر أو الندوة.

وفي حال تقدم المبتعث بطلب تذكرة خلال السنة الأخيرة من البعثة يجب إرفاق خطاب من الجامعة بالتاريخ المتوقع للانتهاء من متطلبات الدرجة.

يتم دراسة هذا الطلب لدى قسم الشؤون الدراسية، ويستغرق هذا في العادة أقل من 5-7 أيام عمل (لا تحتسب فيها الإجازات الأسبوعية أو الرسمية).

• عند حصول المبتعث على موافقة الملحقية، عليه القيام برفع طلبه لتذاكر السفر عبر بوابة الطلبة المبتعثين قبل أسبوع على الأقل من تاريخ السفر. حيث يتم منح التذاكر للمبتعث فقط دون عائلته بينما تمنح المبتعثة تذكرة إضافية لمحرمها فقط.
• التقدم برفع طلب تعويض (لصرف بدل تنقلات علمية)، مرفقاُ به إشعار استضافة الجهة التي انتقل إليها المبتعث. ولمزيد من المعلومات حول التنقلات العلمية من حيث البدل ومسوغات الطلب الرجاء الرجوع الى صفحة البدلات المالية.

يمكنك متابعة حالة الطلب عبر منظومة سفير 2، وسيتم إرسال إيميل تلقائي بمجرد انتهاء الطلب لتوضيح نتيجة دراسة الطلب بالموافقة أو عدم الموافقة أو أي ملاحظات أخرى.

إذا كان لديك أي أسئلة أخرى عن هذا الطلب أو الطلبات الأخرى، يمكنك التواصل مع مشرفك الدراسي.