• لا بد أن تكون الدراسة في مؤسسة تعليمية موصى بها وفي نفس التخصص والدرجة العلمية المنصوص عليها في قرار ابتعاثه الصادر من جهة الابتعاث.
• يجب أن لا تكون الدراسة في برنامج أكاديمي خاص بالطلاب الأجانب فقط.
• لا بدّ أن يلتزم الطالب بتسجيل الحد الأدنى من المقررات حسب النظام الفصلي المعتمد في الجامعة، وحسب عدد الساعات والمواد المعتمدة في الخطة الدراسية للطالب.
• لا بدّ أن تكون الدراسة بالحضور والانتظام، ولا يسمح أبداً بتسجيل مواد عن بعد (Online ) أو ( Distance Learning )، حيث أن هذا مخالف للوائح الابتعاث وشروط معادلة الشهادات في وزارة التعليم العالي. علماً بأن الملحقية لن تقوم بتسديد رسوم أي مادة من هذا النوع ما لم يكن هناك موافقة مسبقة من الملحقية.
• لا بدّ أن يلتزم الطالب بتسجيل المواد في الوقت المحدد، حيث أن تأخر الطالب عن التسجيل قد يترتب عليه عدم استطاعة الطالب من الدراسة، وبالتالي يتوجب عليه مغادرة مقر البعثة، وذلك أن بقاء الطالب دون دراسة مخالف لنظام الإقامة في كندا.
• لا بدّ أن يزود الطالب الملحقية بإفادة بتسجيل المواد للفصل الحالي مع كشف الدرجات للفصل الماضي، وذلك خلال مدة لا تتجاوز شهراً من بداية الفصل الحالي.
• لا بدّ أن يقوم الطالب بتوقيع نموذج التفويض لدى مكتب التسجيل في الجامعة Information Release Concept Formوالذي يخول الملحقية الحصول على كافة التقارير أو أية معلومات أكاديمية عن الطالب من الجامعة مباشرة إذا دعت الحاجة.
• لا بدّ أن يقدم المبتعث للملحقية قبل بدء دراسته الأكاديمية القبول الأكاديمي لكي يتم رفعه لمرجعه مع الخطة دراسية Study Plan معتمدة من المشرف الدراسي في المؤسسة التعليمية التي يدرس بها لكي يتم اعتماد قبوله الأكاديمي.
• بالنسبة لطلاب الدراسات العليا الذين أنهوا المقررات الأكاديمية أو الذين تكون دراستهم بنظام البحث، فيجب عليهم تزويد المشرف الدراسي في الملحقية مع نهاية  كل فصل دراسي بتقرير مفصل Progress Report عن وضعهم الدراسي في خطاب رسمي عليه شعار الجامعة وموقع من المشرف الأكاديمي الذي يشرف على بحث الطالب في الجامعة.

يلزم الطالب في مرحلة اللغة بالتقدم للاختبارات المعيارية لتحديد مستوى اللغة مرة واحدة على الأقل كل ستة أشهر.

تعريف: يقصد بدورة التحضير للاختبارات المعيارية كل برنامج تدريبي يعنى بالتدريب على طرق التقديم لهذه الاختبارات، والتعريف باستراتيجيات تحقيق أفضل النتائج في مثل هذه الاختبارات. وتنقسم هذه الدورات من حيث الوقت إلى نوعين؛ الأول، برنامج انتظام كلي، يتفرغ الطالب له تماما، حيث يتوقف عن دراسة البرنامج الأساسي للغة، وهذا البرنامج يمتد عادة من شهر إلى ثلاثة اشهر. النوع الثاني من هذه الدورات، هو دورات انتظام جزئي، وفي هذا النوع من الدورات يستطيع الطالب التسجيل في برنامج مسائي، بعد البرنامج الأساسي للغة، وقد يمتد هذا النوع من الدورات من أسبوع إلى ستة أسابيع أو أكثر.

وللموافقة على التسجيل في أي من البرنامجين، يجب أن تتحقق الضوابط التالية:

1- بالنسبة للتسجيل في الدورة التحضيرية بانتظام كلي فإنه يشترط التالي: 
• عدم توفر مثل هذه الدورة في المعهد الحالي، أو عدم تضمن برنامج المعهد الحالي فترات مخصصة للتحضير لمثل هذه الاختبارات.
• أن يكون الطالب قد أنهى المستوى المتوسط في المعهد الذي يدرس فيه.
• لا يقل عدد ساعات البرنامج عن 30 ساعة في الأسبوع.
• يجب التقدّم بطلب الموافقة على الدورة بفترة كافية لا تقل عن شهر من بدء الدراسة في الدورة، ولا يتم التسجيل في الدورة إلاّ بعد موافقة الملحقية على الدورة، و إلاّ فلن تعوض الملحقية رسوم الدورة لاحقاً.

2- بالنسبة للتسجيل في الدورة التحضيرية بانتظام جزئي فإنه يشترط التالي:
• عدم توفر مثل هذه الدورة في المعهد الحالي، أو عدم تضمن برنامج المعهد الحالي فترات مخصصة للتحضير لمثل هذه الاختبارات.
• أن يكون الطالب قد أنهى المستوى المتوسط في المعهد الذي يدرس فيه.
• أن لا يتعارض وقت الدورة مع وقت البرنامج الدراسي الأساسي بما في ذلك الساعات الاضافية.
• يجب التقدّم بطلب الموافقة على الدورة بفترة كافية لا تقل عن شهر من بدء الدراسة في الدورة، ولا يتم التسجيل في الدورة إلاّ بعد موافقة الملحقية على الدورة، و إلاّ فلن تعوض الملحقية رسوم الدورة لاحقاً.

• خطاب من المبتعث يوضح مبررات طلبه.
  • خطاب قبول جديد من الجامعة للتخصص الجديد، الدرجة العلمية الجديدة، تغيير المؤسسة التعليمية أو الانتقال من دولة مع تحديد تاريخ بداية ونهاية البرنامج.
  • آخر تقارير دراسية للمبتعث عن الستة أشهر الأخيرة على الأقل.
• في حال الرغبة لتمديد البعثة يرفق خطاب من مشرف البرنامج يوضح حاجة المبتعث للمدة المطلوبة ويفيد بالتاريخ المتوقع لانتهائه من متطلبات الدرجة العلمية.
• أرفاق أي مستندات تدعم طلب المبتعث.
  • رفع الطلب على سفير العمل تمهيداً لإرساله إلى جهة الابتعاث.

تأجيل البعثة للموظف المبتعث معناه: ايقاف الصرف على المبتعث في خلال الفترة المراد التأجيل فيها وافادة جهة ابتعاثه بذلك، وليس معناه اضافة المدة المطلوبة للتأجيل على تاريخ نهاية البعثة.

يوجه للمبتعث أو المبتعثة تنبيهاً أو انذاراً دراسياً إذا:

• لم يلتزم بتسجيل الحد الأدنى للمواد في الفصل الدراسي الواحد.
• تكرر تدني مستوى الحضور عن الحد الأدنى بدون عذر .
• رسب في أكثر من 50% من المواد المسجلة للفصل الدراسي الثاني وما بعده.
• انقطع عن الدراسة أو انسحب من الفصل الدراسي دون موافقة الملحقية.
• حذف أي مادة أكاديمية دون موافقة المشرف الدراسي وموافقة الملحقية.
• تدني المعدل التراكمي لأقل من 50% أو الحد الادنى حسب النظام المتبع في الجامعة.
• ترك مقر البعثة وسافر  دون علم وموافقة الملحقية.
• تأخر عن العودة  إلى مقر الدراسة بعد الاجازة دون عذر تقبله الملحقية. 
• فصل من الجامعة لأسباب أكاديمية.
• فصل من الجامعة  لسوء السلوك.
• غادر المحرم (للمبتعثة) مقر دراسة المبتعثة دون علم وموافقة الملحقية .
• ثبت للملحقية ما يفيد بعدم جدية الطالب، وقيامه ببعض التصرفات المخالفة لأنظمة الابتعاث أو الأخلاق الدينية التي يجب أن يتميز بها المبتعث السعودي.

• لا يسمح بالسفر قبل مضي تسعة أشهر من تاريخ بداية البعثة، أو من تاريخ العودة من الإجازة الماضية.
• لا يسمح بالسفر أثناء الفصول الدراسية الأساسية.
• يسمح فقط بالسفر أثناء الإجازات والعطل الرسمية.
• يجب إرفاق ما يثبت تسجيل الطالب في الفصل أو المستوى أو الترم الذي يبدأ بعد فترة الاجازة، وذلك لضمان التحاق الطالب بالدراسة فور عودته.
• مدة الإجازة النظامية لا تتعدى ثلاثة أشهر.
• يجب تزويد الملحقية بختم الدخول بعد العودة من السفر وذلك لكي لا يتوقف الصرف على المبتعث.

تمنح المبتعثة إجازة أمومة لمدة 40 يوماً اعتباراً من تاريخ الولادة حسب الأنظمة ولوائح الابتعاث.

بناءً على توجيه الوزارة و ما تم ملاحظته من قيام بعض المبتعثين بحذف المواد الدراسية خلال الفصل الدراسي بعد إنتهاء تاريخ الحذف والاضافة، دون غرامات مالية، المحدد من قبل الجامعة،  عليه تأمل الملحقية  الإلتزام بلوائح وأنظمة الجامعة و التقيد بالمواعيد المحددة للحذف و الإضافة، علماً بأن أنظمة ولوائح الابتعاث تلزم المبتعث بتحمل تكاليف الرسوم الدراسية للمواد المحذوفة، و التي تقوم الملحقية بتسديدها، والطالب مسؤول عن التبعات النظامية و الأكاديمية التي تترتب على حذف هذه المواد.

يمكن مشاركة مبتعث الدراسات العليا في مؤتمر أو ندوة أو ورشة عمل مرة واحدة خلال كل مرحلة من مراحل دراسته داخل الدولة مقر البعثة وخارجها وفق الضوابط التالية:

• أن يكون موضوع المشاركة ذا علاقة بتخصص المبتعث.
• أن يوصي المشرف الدراسي بالمؤسسة التعليمية بأهمية مشاركة المبتعث.
• توصية الملحق الثقافي بالموافقة على مشاركة المبتعث.
• ألا تؤثر المشاركة سلباً على دراسة المبتعث.
• أن يقدم المبتعث تقريراً للملحقية الثقافية عن المشاركة العلمية.
• موافقة وزارة التعليم العالي.
• أن يكون مؤتمر أو ندوة أو ورشة عمل داخل اقليم مقر البعثة (كندا وأمريكا).

أما عن الدورات التدريبية  يرفع لجهة الابتعاث بالطلب عدا الجهات التي منحت الملحقية صلاحية الموافقة لمبتعثيها على حضور تلك الدورات التدريبية وفق معاير وأنظمة محددة.

للمبتعث في مرحلة الدراسات العليا القيام برحلة علمية إلى المملكة أو خارج مقر البعثة على حساب البعثة لمرة واحدة خلال المرحلة الدراسية وفق الضوابط التالية وبعد الحصول على موافقة جهة ابتعاثه:
• أن يكون سفر المبتعث إلى المملكة لغرض إعداد رسالته بناءً على موافقة المشرف الدراسي في الجامعة.
• يزود الطالب الملحقية بخطاب من المشرف الدراسي في الجامعة يوصي بقيامه بهذه الرحلة موضحاً طبيعة البحث والمعلومات المراد جمعها والمدة اللازمة لإتمامها.
• توصية الملحقية بالموافقة.
• موافقة الجهة ذات العلاقة في المملكة على موضوع الرسالة.
• أن يجري المبتعث بحثه خلال وجودة في المملكة بالتنسيق مع الجهة ذات العلاقة بموضوع الرسالة أو إحدى الجامعات الحكومية إذا لم توجد جهة مختصة بالموضوع. وعلى هذه الجهة أن تكتب لجهة الابتعاث عن المدة والكيفية التي قضاها المبتعث لإنجاز مهمته.
• مدة الرحلة العلمية ثلاثة أشهر كحد أقصى وعند حاجة المبتعث لمدة أطول فعليه أخذ موافقة جهة الابتعاث والمشرف الدراسي بالجامعة والجهة ذات العلاقة بالبحث.