الإدارات والأقسام :

لكي تستطيع الملحقية الثقافية القيام بالمهام الموكلة إليها كان لا بد من وضع هيكل تنظيمي (كما هو مبين في الرسم البياني أدناه) يضم عدداً من الإدارات والأقسام التي تشارك في تحمل عبء المسؤوليات المختلفة.

إدارة الشؤون التعليمية و التدريبية:

تعتبر إدارة الشؤون التعليمية والتدريبية أهم العناصرالمكونة لبـناء الملحقية الثقـافية في كندا حيث يتم من خلالها الإشراف على جميع الطلاب المبتعثيين للدراسات الأكاديمية أو التدريبية ولجميع التخصصات. وتقـوم الإدارة بالإشـراف على الطـلبة ومتابعة سير دراسـتهم و تذليل الصـعاب أمامهم وفق ما تتيحه اللوائح وقوانين الإبتعاث في وزارة التعليم من جهة، و اللوائح والقوانين في بلد الدراسة من جهة أخرى وذلك من خلال الوحدات الإشرافية المنضوية تحتها والمبينة في الرسم البياني أعلاه.

إدارة العلاقات الأكاديمية:

تقوم هذه الإدارة بدور فاعل في العمل على تطوير وتمتين العلاقات بين الملحقية والجامعات والكليات الكندية لما فيه خدمة المبتعثين خاصة والمملكة على وجه العموم كما تقوم بالمشاركة في تطوير أعمال الملحقية لما فيه مصلحة المبتعثين عامة كما تعمل جنباً إلى جنب مع إدارات الملحقية الأخرى لتسهيل مهامها وتطوير أدائها عندما تدعو الحاجة إلى ذلك. بإلإضافة إلى ذلك تقوم هذه الإدارة من خلال وحدة القبول المندرجة تحتها بإرشاد الطلاب ومساعدتهم في الحصول على قبول في الجامعات والمعاهد الكندية.

إدارة الشؤون الإدارية:

تعنى إدارة الشؤون الإدارية بجميع الأمور المتعلقة بشؤون الموظفين من خدمات ورواتب وبدلات الموظفين السعوديين والمتعاقدين ، وأعمال الاتصالات الإدارية والعقود والمشتريات والمستودعات، والتشغيل والصيانة والإشراف على الأمن والحراسات الأمنية

إدارة الشؤون المالية:

تقوم هذه الإدارة بالإشراف على لوائح الصرف المالية لجميع الحسابات ومصروفات الملحقية بما في ذلك مصروفات المبتعثين وعوائلهم والرسوم الدراسية والرواتب كما أن هذه الإدارة مسؤولة عن رواتب الموظفين والمصاريف الأخرى الخاصة.

إدارة الشؤون الثقافية:

تعنى هذه الإدارة بالإشراف على أندية الطلبة السعوديين والمراكز التعليمية، إضافةً إلى الاهتمام بالفعاليات والمشاركات والمعارض، كما تشرف على الشؤون الإعلامية ومنها إصدار مجلة آفاق.

الإدارات الأخرى:

بالإضافة إلى الإدارات والأقسام السابق ذكرها، هناك عدد من الإدارات التي تقوم بأدوار فعالة لضمان حسن سير العمل في الملحقية وهي: إدارة تقنية المعلومات.

إدارة الإرشاد والخدمات الطلابية :

تعنى هذه الإدارة بتقديم الرأي والمشورة الارشادية الأكاديمية لجميع الطلاب بحيث تمكنهم من المضي بنجاح في مشوارهم العلمي وتحقيق الغرض الأساسي من قدومهم إلى كندا، كما تقوم بالإجابة على استفساراتهم ومساعدتهم وتذليل الصعوبات والتنسيق مع جميع أقسام الملحقية من خلال مركز الاستقبال أو مركز الاتصالات في إدارة الارشاد والخدمات الطلابية، ويقوم قسم فتح الملفات بمساعدة الطلاب في إنهاء فتح ملفاتهم، وقسم الخدمات غير الاكاديمية معني بإصدار جميع الخطابات الخاصة بالسكن للطلاب أو تجديد الجواز أو الفيزا وغيرها كما يقوم بتحديث البيانات الشخصية للطلاب وبيانات المرافقين، وقسم تذاكر السفر يعنى بإنهاء طلبات التذاكر وإصدار أوامر الاركاب وتحويلها إلى مكتب الطيار لإصدار التذاكر ومساعدة الطلاب فيما يخص التذاكر حتى صدورها.