أتاحت أنظمة الإبتعاث الفرصة للمبتعث على حساب الدولة (فيما عدا المتدربين التابعين للخدمة المدنية) حضور مؤتمر أو دورة علمية قصيرة لكل مرحلة من مراحل دراسته (زمالة /تخصص دقيق)أو (ماجستير / دكتوراه) كلاً على حده خلال فترة ابتعاثه شريطة أن يكون للمؤتمر أو الدورة علاقة وطيدة بتخصصه مع مراعاة التالي
1) تعويض المؤتمر عبارة عن راتب شهر للزمالة الكندية (ماجستير) وراتب شهرين للتخصص الدقيق (دكتوراه) مع التذاكر في حين أن تعويض الدورة عبارة عن رسوم الدورة + التذاكر
2) لا تُصرف للطبيب المبتعث للحصول على الزمالة الكندية او التخصص مكافأة المؤتمر اذا كان المؤتمر في مدينة الدراسة.
3) لا يسمح للطبيب المبتعث لمرحلة الزمالة الكندية حضور مؤتمر في السنة الأولى من التدريب
وذلك وفق الإجراءات التالية:

1. طلب الخدمة قبل شهرين أو ثلاثة أشهر على الأقل

2. ارسال طلبك عن طريق بوابة المبتعث مرفق به خطاب من مدير البرنامج أو المشرف الدراسي يوصي فيه بأهمية حضور المبتعث لهذا المؤتمر أو الدورة وموضحا أهميته وعلاقته بتخصصه، ويذكر عنوان المؤتمر أو الدورة العلمية باللغة الإنجليزية كاملاً وبدون اي اختصارات كما يذكر مكان الانعقاد ( المدينة والبلد ) وتاريخ وفترة انعقاد المؤتمر أو الدورة ( اليوم والشهر والسنة بداية ونهاية) .

   في حالة تقديم ورقة عمل للمؤتمر يجب إرسال نسخة منها للملحقية مع ما يثبت قبولها في المؤتمر.

تقوم الملحقية الثقافية بعد اكتمال المستندات اعلاه بمخاطبة وزارة التعليم العالي لأخذ الموافقة اللازمة، وسيتم إشعار المبتعث بالرد حال وصوله وإذا كان الرد إيجابياً على المبتعث مراعاة الآتي:

1. تعبئة طلب التذاكر قبل خمسة أيام على الأقل من تاريخ السفر ويرسل إلى الملحقية لإصدار التذاكر المطلوبة .

2. إثبات حضوره شخصياً للمؤتمر وتقرير مفصل عنه.

3. إرفاق نسخة من الأبحاث إذا تقدم بها للمؤتمر.

4. إرفاق الفواتير الأصلية لرسوم التسجيل للمؤتمر.

5. في حالة استخدام وسيلة النقل الخاصة ( إذا كان المكان يمكن الوصول إليه بالسيارة) وطلب التعويض عن نصف قيمة التذكرة الورقية المخفضة يجب إرفاق ما يثبت حضوره للمؤتمر وإثبات الدفع بالدولار الكندي

أما بالنسبة لمبتعثي جامعة الملك عبد العزيز فقد وردنا خطاب الجامعة رقم 20182/ج/1 تاريخ 12/6/1431 هـ والقاضي بتفويض صلاحياتها في حضور مبتعثي جامعة الملك عبدالعزيز لدورة قصيرة لسعادة الملحق الثقافي السعودي وفق الضوابط التالية:

1. أن تكون في بلد الإبتعاث وفي مجال تخصص المبتعث ومدعمة  بتوصية من المشرف في الجامعة التي يدرس بها.
2. أن تكون مرة واحدة خلال المرحلة الدراسية ولا تشمل مرحلة اللغة وان لا تؤثر على دراسته.
3. أن لا تتجاوز تكلفتها (5000) خمسة آلاف ريال سعودي.
4. أن يعد المبتعث تقريراً عن الدورة باللغة العربية يحدد فيه ما استفاده وتقييمه الشخصي لها.
5. إشعار جامعة الملك عبدالعزيز بالموافقة

مع العلم بأن تعويض المؤتمر عبارة عن راتب شهر للزمالة الكندية (ماجستير) وراتب شهرين للتخصص الدقيق (دكتوراه) مع التذاكر في حين أن تعويض الدورة عبارة عن رسوم الدورة + التذاكر

 لذا يجب التقيد بذلك والحصول على الموافقة المسبقة من الملحق الثقافي لحضور المؤتمرات والدورات العلمية وغيرها من الأنشطة العلمية والأكاديمية واتباع الخطوات المبينة اعلاه.