ضوابط الإشراف الدراسي


 

(أولاً) متابعة المبتعثين أثناء مرحلة اللغة:

أ- ضوابط عامة:

  1. إلزام المبتعث تزويد الملحقية بخطاب يفيد عن تسجيله في كل مستوى أو فصل دراسي على أن يتم إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرسال الخطاب خلال أسبوعين من بدء دراسة كل مستوى.
  2. إلزام المبتعث تزويد الملحقية بالتقارير الدراسية والنتائج التي حصل عليها من معهد اللغة في نهاية كل مستوى أو فصل دراسي على أن يتم إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرسال الخطاب خلال شهر من انتهاء الدراسة.
  3. إلزام طلاب اللغة بالجلوس لاختبارات اللغة المعيارية (مثل TOEFL أو IELTS أو CAEL) مرة واحدة كل ستة أشهر وتزويد الملحقية بنتيجة الاختبار خلال شهر من تاريخ الحصول عليها، مع العلم أنه ينصح بالجلوس لهذه الاختبارات مرة كل شهرين بعد انقضاء الستة أشهر الأولى من دراسة اللغة.
  4. توجيه إنذار أكاديمي لمن تقل نسبة حضوره عن الحد المعقول بما لا يقل عن 80% بدون عذر أو لمن كان مستواه الدراسي متدنٍ أو لم يحقق أي تقدم مقارنة بمستواه عند بداية دراسة اللغة ومستواه على ضوء التقارير الواردة وكذلك نتيجة اختبار اللغة المعياري بعد مضي ستة أشهر.

ب- ضوابط التمديد للستة أشهر الاستثنائية:

  1. أن يكون مجتهداً في دراسته وملتزما بالحضور في البرنامج الأساسي والساعات الإضافية (إن وجدت).
  2. أن يكون قد حقق تقدماً ملموساً خلال دراسته يمكنه من إنهاء متطلبات اللغة أثناء فترة التمديد أو بنهايتها.

**ملاحظة: يحق للملحقية التوصية بعدم التمديد حتى لو لم يحصل الطالب (لسبب أو لآخر) على إنذرات أكاديمية.
**ملاحظة: يمنح الطالب فصلا دراسيا واحداً للدراسة على حسابه الخاص ليتمكن من تحقيق مستوى الكفاية اللغوية المطلوب والحصول على قبول لبدء الدراسة الأكاديمية من جامعة موصى بها في التخصص والدرجة المبتعث من أجلهما، وبإمكانه التقدم بطلب تأجيل هذه الفترة من خلال بوابة الطلبة المبتعثين حتى لا تحسب من مدة البعثة.

ج- ضوابط التوصية بعدم التمديد للاستمرار في دراسة اللغة:

  1. إذا حصل الطالب على إنذارين أكاديميين بسبب إنخفاض نسبة حضوره عن الحد المعقول بما لا يقل عن 80% بدون عذر أو لمن كان مستواه الدراسي متدنٍ أو لم يحقق أي تقدم مقارنة بمستواه عند بداية دراسة اللغة ومستواه على ضوء التقارير الواردة وكذلك نتائج اختبارات اللغة المعيارية الملزم بالجلوس لها كل ستة أشهر.
  2. الانقطاع عن الدراسة دون عذر.
  3. مغادرة مقر البعثة دون موافقة الملحقية.
  4. التأخر في العودة إلى مقرالدراسة بعد التاريخ المحدد بدون عذرٍ مقبول.
  5. عدم الإلتزام بتأدية أحد الإختبارات المعيارية (IELTS أو TOEFL أو CAEL) في السنة الأولى. ويعفى من ذلك من كان لديه قبولٌ مشروط من جامعة موصى بها ويدرس في برنامج اللغة التابع لها أو في معهد معتمد من تلك الجامعة.

د- ضوابط تغيير المعهد:

يشترط للموافقة على طلب تغيير معهد اللغة، لمبتعثي وزارة التعليم العالي، تحقق المعايير الآتية:
يمنع تغيير المعهد إذا كان المبتعث منتظما في دراسة اللغة في الجامعة المنصوص عليها في قرار الابتعاث، أو في معهد اللغة الذي تعتمده تلك الجامعة إن لم يكن لديها معهد لغة. ويستثنى من ذلك من حصل على قبول من جامعة أخرى، شريطة أن ينتظم في دراسة اللغة في الجامعة المنتقل إليها وأن تنطبق عليه كافة شروط الموافقة على تغيير الجامعة/الكلية المنصوص عليها في (خامساً) أدناه. وفي الحالات التي يكون فيها المبتعث منتظما لدراسة اللغة في معاهد أخرى، فيجب لغرض الموافقة على تغيير المعهد:

  1. ألا يؤدي تغيير معهد اللغة إلى المطالبة بزيادة مدة دراسة اللغة لأكثر من (18) شهرا.
  2. ألا يزيد عدد مرات تغييرمعهد اللغة عن مرتين طيلة فترة دراسة اللغة، ويستثنى من ذلك الانتقال أثناء فترات الإجازات الرسمية للمعهد الأصل، شريطة أن يكون ذلك داخل المدينة مقر المعهد.
  3. ألا يؤدي تغيير معهد اللغة إلى التفريق في مقر الإقامة بين المحرم أو المرافقة المضمومين للبعثة والمبتعث الرئيس.
  4. ألا توجد فترة زمنية طويلة نسبيا بين نهاية الدراسة في المعهد الحالي للطالب وبداية الدراسة في المعهد المطلوب الانتقال إليه.
  5. أن تقتنع الملحقية بأن تغيير معهد اللغة سيحقق الفائدة للمبتعث، بحيث:
    • أن ذلك سيعزز فرص حصوله على قبول من جامعة موصى بها، تخصصا ودرجة علمية حسب القوائم المعتمدة لدى وزارة التعليم العالي، وفي ذات التخصص المنصوص عليه في قرار الابتعاث أو قرار الموافقة على تغيير التخصص،
    • أو أن ذلك سيعزز فرص تحقيقه لشروط قبول حاصل عليه مسبقا،
    • أو أن ذلك أيضا سيهيئ له البيئة الأمثل لرفع مستوى الكفاية اللغوية.

**ملاحظة: إذا تم دفع الرسوم الدراسية للمعهد السابق فلا يحق للطالب الانتقال حتى يتم إنهاء مدة الدراسة المدفوعة، أو الحصول على موافقة المعهد بإعادة الرسوم الدراسية أو أن يتحملها المبتعث من حسابه الخاص.
**ملاحظة: لا يتم الانتقال إلا بعد موافقة الملحقية، وفي حالة تم الانتقال قبل الموافقة فلن يتم دفع الرسوم الدراسية.

هـ- ضوابط الموافقة لإصدار تذكرة السفر السنوية أثناء مرحلة اللغة:

  1. لا يسمح بالسفر قبل مضي تسعة أشهر من تاريخ بداية البعثة.
  2. لا يسمح بالسفر أثناء فترة التمديد (الستة أشهر الإستثنائية) إلاّ إذا حصل الطالب على درجة لا تقل عن (5.5) في (IELTS) أو ما يعادلها.
  3. ألا تتجاوز مدة الإجازة (5) أسابيع.
  4. لا يسمح بالسفر أثناء الدراسة إذا كان نظام الدراسة في المعهد فصلياً (شهرين أو أكثر) ويسمح بالسفر أثناء إجازات المعهد الرسمية.
  5. لا يسمح بالسفر إذا كان المبتعث منتظماً في أحد المعاهد التي تعتمد نظام الدراسة الأسبوعية أو الشهرية إلا في حال إثبات التسجيل في المستوى الذي يلي المسجل فيه المبتعث حالياً.

**ملاحظة: إذا لم يتواصل المبتعث مع الملحقية مقدما ما يثبت عودته إلى مقر البعثة فستوقف المخصصات بعد مضي ثلاثة أيام عمل رسمي من تاريخ العودة المحدد في طلب إصدار تذاكر السفر ولن يعاد الصرف إلا بعد إرسال ختم دخول المبتعث (والمرافقين) إلى كندا.

و- ضوابط دراسة دورات تحضير اختبارات اللغة المعيارية (IELTS أو ما يعادلها):

تعريف: يقصد بدورة التحضير للاختبارات المعيارية كل برنامج تدريبي يعنى بالتدريب على طرق التقديم لهذه للاختبارات، والتعريف باستراتيجيات تحقيق أفضل النتائج في مثل هذه الاختبارات. وتنقسم هذه الدورات من حيث الوقت الى نوعين؛ الأول ، برنامج جدول كامل، انتظام كلي، يتفرغ الطالب لها تماما، حيث يتوقف عن دراسة البرنامج الأساسي للغة، وهذا البرنامج يمتد عادة من شهر الى ثلاثة اشهر. النوع الثاني من هذه الدورات، هو دورات انتظام جزئي، وفي هذا النوع من الدورات يستطيع الطالب التسجيل في برنامج مسائي، بعد دوام البرنامج الأساسي للغة، وقد يمتد هذا النوع من الدورات من إسبوع الى ستة أسابيع أو أكثر. وللموافقة على التسجيل في أي من البرنامجين، يجب أن تتحقق الضوابط التالية:

  1. بالنسبة للتسجيل في الدورة التحضيرية كإنتظام كلي فإنه يشترط التالي:
    • عدم توفر مثل هذه الدورة في المعهد الحالي، أوعدم تضمن برنامج المعهد الحالي لفترات مخصصة للتحضير لمثل هذه الاختبارات.
    • أن يكون الطالب قد أنهى المستوى المتوسط في المعهد الذي يدرس فيه.
    • لا يقل عدد ساعات البرنامج عن 30 ساعة في الأسبوع.
    • أن لا تزيد مدة البرنامج عن شهرين (60 يوماً) ولا تقل عن شهر، ولمرة واحدة فقط خلال فترة اللغة.
  2. بالنسبة للتسجيل في الدورة التحضيرية للدوام الجزئي فإنه يشترط التالي:
    • عدم توفر مثل هذه الدورة في المعهد الحالي، أوعدم تضمن برنامج المعهد الحالي لفترات مخصصة للتحضير لمثل هذه الاختبارات.
    • أن يكون الطالب قد أنهى المستوى المتوسط في المعهد الذي يدرس فيه.
    • أن لا يتعارض وقت الدورة مع وقت البرنامج الدراسي الأساسي بما في ذلك الساعات الاضافية.
    • أن تكون الدراسة خلال أيام الأسبوع الدراسية وليس في عطلة الأسبوع.
  3. في جميع الأحوال يشترط أن يتقدم الطالب بطلب الموافقة على الالتحاق في الدورة بوقت كافٍ ، لا يقل عن أسبوع من بدء الدورة.

(ثانياً) متابعة المبتعثين أثناء مرحلة البكالوريوس:

• بما أن لائحة الابتعاث لا تجيز الدراسة بنظام التعليم عن بُعد Distance Learning فيجب عدم التسجيل لدراسة أي مواد أكاديمية ضمن برامج الدرجات العلمية عن طريق هذا النظام لأنه قد يترتب على ذلك أن يتحمل الطالب دفع قيمة الرسوم الدراسية عن تلك المواد بالاضافة إلى احتمال عدم معادلة الشهادات الجامعية التي تتضمن دراسة جزءٍ منها عن طريق نظام التعليم عن بُعد.

أ - النظام الفصلي:

  1. يشترط لاستمرار الصرف على المبتعث لدراسة مرحلة البكالوريوس، بعدإنقضاء فترة اللغة، حصوله على إفادة من الجامعة توضح قبوله بشكل نهائي في التخصص المنصوص عليه في قرار الابتعاث (أو قرار تغيير التخصص إن وجد)، وفي برنامج انتظام كلي لا يتضمن دراسة أي مقررات في اللغة. وبالإضافة إلى هذه الإفادة، فإنه يشترط على المبتعث كذلك تزويد الملحقية بخطة دراسية معتمدة من المشرف الأكاديمي بالجامعة.
  2. يجب على المبتعث تزويد الملحقية بصورة من جدول التسجيل مع بداية كل فصل دراسي، على ألا يقل عدد الوحدات الدراسية عن الحد الأدنى المعتمد لبرامج الانتظام الكلي، مع إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرسال الجدول خلال أسبوعين من بدء الدراسة.
  3. يجب تزويد الملحقية بكشف الدرجات لكل فصل دراسي مع إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرساله خلال شهر من نهاية الدراسة. ولتفعيل ذلك، فإنه سيستمر الصرف بشكل فصلي ويوضع ملف المبتعث على الإيقاف المؤقت بعد (30) يوما من نهاية الفصل الدارسي حتى تتاح له الفرصة للحصول على كشف درجاته من الجامعة وإرساله الى الملحقية. وعليه، فإنه يجب أن يتقدم الطالب بعد نهاية كل فصل دراسي بطلب "إضافة تقرير دراسي" مرفقا مع الطلب كشف الدرجات للفصل المنصرم حتى يتجنب توقيف المكأفة الشهرية.

**ملاحظة: ينصح المبتعث بضرورة دراسة أحد الفصلين الصيفيين (صيف 1 أو صيف 2) أو كليهما أو الفصل الصيفي كاملا في الجامعات التي تقدم برنامجا واحدا فقط في فصل الصيف، حتى يتمكن من إنهاء متطلبات البكالوريوس في الوقت المحدد.

ب - النظام السنوي:

  1. الزام الطالب تزويد الملحقية بصورة من جدوله الدراسي في بداية كل سنة على أن لا يقل عدد الوحدات الدراسية عن الحد الأدنى المعتمد لبرامج الانتظام الكلي مع إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرسال الخطاب خلال أسبوعين من بدء الدراسة.
  2. إلزام الطالب تزويد الملحقية بسجل الدرجات موضحاً فيه نتائج السنة مع إيقاف المكافأة الشهرية في حالة عدم إرسال السجل خلال شهر من انتهاء الدراسة.

ج - ضوابط الموافقة لإصدار تذكرة السفر السنوية أثناء مرحلة البكالوريوس:

  1. لا يسمح بالسفر أثناء الفصول الدراسية الأساسية (الخريف أوالشتاء).
  2. يسمح بالسفر أثناء الاجازات والعطل الرسمية بشرط أن يكون لدى الطالب تأشيرة وتصريح دراسي ساريي المفعول.

**ملاحظة: إذا تأخر الطالب عن موعد العودة دون عذر مقبول وترتب على ذلك عدم تمكنه من تسجيل المواد أو حرمانه من دخول الدراسة يوقف الصرف عليه ويمنح تذكرة إلى المملكة بإتجاهٍ واحدٍ حتى لا يتعرض للمساءلة القانونية من قبل سلطات الهجرة، ولا يعوض عن المدة التي انقطع فيها عن الدراسة في ذلك الفصل وتكون عودته إلى مقر الدراسة على حسابه الخاص.
**ملاحظة: إذا لم يتواصل المبتعث مع الملحقية مقدما ما يثبت عودته إلى مقر البعثة فستوقف المخصصات بعد مضي ثلاثة أيام عمل رسمي من تاريخ العودة المحدد في طلب إصدار تذاكر السفر ولن يعاد الصرف إلا بعد إرسال ختم دخول المبتعث (والمرافقين) إلى كندا.

د - ضوابط استمرار الصرف خلال مرحلة البكالوريوس:

  1. يتوقف الصرف على الطالب إذا رسب في كافة المواد خلال فصليين متتاليين. ويسمح له بالدراسة على حسابه الخاص في الفصل الذي يليه وإذا تحسن مستواه الدراسي يعاد الصرف عليه أو يرفع توصية بإنهاء البعثة.
  2. إذا انخفض معدل الطالب التراكمي خلال العام الأول من الدراسة وتم فصله من الجامعة يمنح فرصة دراسة فصل دراسي واحد في جامعة أخرى موصى بها في نفس تخصصه كفرصة نهائية لاثبات جديته وإذا تعثر ترفع توصية بإنهاء البعثة.
  3. إذا فصل من الجامعة نتيجة لتدني المستوى بعد عامين أو أكثر يتوقف الصرف. وإذا تمكن من الانتقال إلى جامعة أخرى وتم احتساب عدد مناسب من الساعات الدراسية ينظر في إمكانية إعادة الصرف عليه وفقا لضوابط الانتقال من جامعة إلى أخرى.

(ثالثاً) متابعة المبتعثين أثناء مرحلة الدراسات العليا:

• بما أن لائحة الابتعاث لا تجيز الدراسة بنظام التعليم عن بُعد Distance Learning فيجب عدم التسجيل لدراسة أي مواد أكاديمية ضمن برامج الدرجات العلمية عن طريق هذا النظام لأنه قد يترتب على ذلك أن يتحمل الطالب دفع قيمة الرسوم الدراسية عن تلك المواد بالاضافة إلى احتمال عدم معادلة الشهادات الجامعية التي تتضمن دراسة جزءٍ منها عن طريق نظام التعليم عن بُعد.

أ- مرحلة الماجستر:

  1. تمهيد:
    • يبدأ الصرف بشكل فصلي للطلبة الذين يدرسون في برامج تعتمد على المقررات الدراسية فقط (دون بحث) ويستمر الصرف عليهم بعد إرسال كشوف الدرجات للفصل السابق وإثبات التسجيل للفصل المطلوب استمرار الصرف فيه.
    • يبدأ الصرف بشكل فصلي خلال السنة الأولى للطلاب الذين يدرسون في برامج تعتمد على المقررات الدراسية والبحث، ويستمر الصرف بحسب ما ذكر في البند السابق، ويمدد الى نهاية البعثة بعد إنهاء دراسة المقررات الدراسية بنجاح والبدء في مرحلة البحث الخاص برسالة الماجستير.
    • يجب على الطلبة الذين يدرسون في برامج تعتمد على المقررات الدراسية فقط التسجيل بانتظام كلي  وبحسب ما تحدده أنظمة الجامعة، ولا يسمح بالدراسة بانتظام جزئي.
  2. ضوابط السنة التحضيرية في مرحلة الماجستير:
    • يسمح بدراسة سنة تحضيرية إذا لم يكن تخصص الطالب المبتعث إليه إمتدادا لتخصصه في مرحلة البكالوريوس بشرط أن يكون لديه قبول في برنامج الماجستير.
    • بعد نهاية السنة التحضيرية يتقدم المبتعث عبر البوابة بطلب "طلبات عامة" لبدء الصرف عليه للمرحلة الأكاديمية مرفقاً كشوف درجاته للسنة التحضيرية وخطاب القبول النهائي لمرحلة الماجستير إضافة إلى جدوله الدراسي.
    • إذا لم يتمكن من إنهاء السنة التمهدية بنجاح يتوقف الصرف عليه ويمنح فرصة فصلين دراسيين للبحث عن قبول نهائي أو التقدم بطلب انتقال من دولة إذا استوفى شروط الانتقال.
  3. ضوابط الموافقة لإصدار تذكرة السفر السنوية أثناء مرحلة الماجستير:
    • لا يسمح بالسفر أثناء الفصول الدراسية الأساسية (الخريف أوالشتاء)، أثناء مرحلة دراسة المقررات.
    • يسمح بالسفر أثناء مرحلة البحث بشرط الحصول على موافقة خطية من المشرف الدراسي على الاجازة.

**ملاحظة: إذا تأخر الطالب عن موعد العودة دون عذر مقبول وترتب على ذلك عدم تمكنه من تسجيل المواد أو حرمانه من دخول الدراسة يتوقف الصرف عليه ويمنح تذكرة إلى المملكة بإتجاهٍ واحدٍ حتى لا يتعرض للمساءلة القانوينة من قبل سلطات الهجرة، ولا يعوض عن المدة التي انقطع فيها عن الدراسة في ذلك الفصل وتكون عودته إلى مقر الدراسة على حسابه الخاص.
**ملاحظة: إذا لم يتواصل المبتعث مع الملحقية مقدما ما يثبت عودته إلى مقر البعثة فستتوقف المخصصات بعد مضي ثلاثة أيام عمل رسمي من تاريخ العودة المحدد في طلب إصدار تذاكر السفر ولن يعاد الصرف عليه إلا بعد إرسال ختم دخول المبتعث (والمرافين) إلى كندا.

ب- مرحلة الدكتوراه:

  1. تمهيد:
    • يبدأ الصرف بشكل فصلي خلال السنة الأولى (أثناء دراسة المقررات الدراسية)، ويستمر الصرف بعد إرسال كشوف الدرجات للفصل السابق وإثبات التسجيل للفصل المطلوب استمرار الصرف فيه.
    • يمدد الصرف بشكل سنوي بعد إنهاء دراسة المقررات الدراسية والبدء في مرحلة البحث الخاص برسالة الدكتوراه، على أن يزود المبتعث الملحقية في نهاية كل عام دراسي بتقرير من المشرف الأكاديمي يوضح فيه وضع الطالب الدراسي، من خلال طلب "إضافة تقرير دراسي" على بوابة الطلبة المبتعثين.
  2. ضوابط السنة التحضيرية في مرحلة الدكتوراه:
    • يسمح بدراسة سنة تحضيرية إذا لم يكن تخصص الطالب المبتعث إليه إمتدادا لتخصصه في مرحلة الماجستير بشرط أن يكون لديه قبول في برنامج الدكتوراه مشروط بدراسة تحضيرية.
  3. ضوابط الموافقة لإصدار تذكرة السفر السنوية أثناء مرحلة الدكتوراه:
    • لا يسمح بالسفر أثناء الفصول الدراسية الأساسية (الخريف أوالشتاء)، أثناء مرحلة دراسة المقررات.
    • يسمح بالسفر أثناء مرحلة البحث بشرط الحصول على موافقة خطية من المشرف الدراسي على الاجازة.

    **ملاحظة: إذا تأخر الطالب عن موعد العودة دون عذر مقبول وترتب على ذلك عدم تمكنه من تسجيل المواد أو حرمانه من دخول الدراسة يتوقف الصرف عليه ويمنح تذكرة إلى المملكة بإتجاهٍ واحدٍ حتى لا يتعرض للمساءلة القانوينة من قبل سلطات الهجرة، ولا يعوض عن المدة التي انقطع فيها عن الدراسة في ذلك الفصل وتكون عودته إلى مقر الدراسة على حسابه الخاص.
    **ملاحظة: إذا لم يتواصل المبتعث مع الملحقية مقدما ما يثبت عودته إلى مقر البعثة فستتوقف المخصصات بعد مضي ثلاثة أيام عمل رسمي من تاريخ العودة المحدد في طلب إصدار تذاكر السفر ولن يعاد الصرف إلا بعد إرسال ختم دخول المبتعث (والمرافقين) إلى كندا.

  4. ضوابط استمرار الصرف لفترة الستة أشهر الاستثانية الممنوحة لطلاب الدراسات العليا لدراسة مواد تساعدهم في الحصول على قبول، بعد انقضاء فترة اللغة:
    • تحتسب مدة الدراسة من فترة الابتعاث الكلية.
    • يجب أن يحصل الطالب على درجة 500 في الـ (TOEFL) أو ما يعادلها في الاختبارات المعيارية الأخرى، أو أن يكون في المستوى الأخير في معهد جامعي، وأن يكون أداؤه الدراسي والسلوكي جيداً.
    • يجب أن يكون قد تقدم بطلب قبول لثلاث جامعات على الأقل مع إرسال إثبات المراسلة بما في ذلك خطابات الرفض.
    • يسمح بدراسة مقررات دراسية تساعد في الحصول على قبول على أن تكون المقررات في نفس مجال التخصص ومن جامعة موصى بها أو كلية مجتمع معتمدة من منظمة ACCC أو Polytechnic Canada .
    • يسمح بدراسة دورة تحضير  GMAT أو GRE لمرة واحدة خلال هذه الفترة.
    • يكون الصرف بحسب مدة المواد المدروسة وينتهي بنهاية  فترة الدراسة.
    • إذا لم يحصل الطالب على قبول نهائي بعد انقضاء مدة الستة أشهر يتوقف الصرف عليه ويمكنه التقدم بطلب تأجيل بعثة لمدة لا تتجاوز فصلين دراسيين ليتمكن من الحصول على قبول نهائي أو التقدم بطلب انتقال من دولة إلى أخرى إذا استوفى شروط الانتقال.

(رابعاً) ضوابط الاشراف الخاصة بالأطباء:

1- ضوابط القبول للأطباء الجدد:

شروط الحصول على قبول
  • الحصول على موافقة وزارة التعليم العالي سواء، كان الطبيب مبتعثاً من جهة حكومية (عسكرياً أو مدنياً)  أو على حسابه الخاص.
  • اجتياز امتحان التقويم الكندي MCCEE حيث أنه شرط أساسي للتقديم لبرامج الزمالة الكندية.
  • تتكفل الملحقية الثقافية بمتابعة إجراءات التقديم بغرض الحصول على قبول حيث يبلغ الطبيب بأسماء الجامعات التي أرسل إليها طلبه.
  • على الطبيب إذا طلبت الجامعة إجراء مقابلة شخصية له، تأكيد الحضور للمقابلة وتحديد الوقت المناسب وذلك خطياً حيث أن الملحقية هي من يقوم بإشعاره بذالك حال القبول أو الرفض.
  • عند الموافقة، يتم إرسال القبول إلى الطبيب حيث يكتب موافقة خطية إلى عمادة الدراسات العليا أو مدير البرنامج (الجهة التي صدر منها القبول) بقبوله للدراسة في البرنامج .

2- ضوابط تغيير التخصص أو الدرجة:

المستندات المطلوبة
  • خطاب من  المبتعث يوضح مبرراته لتغيير التخصص/ الدرجة.
  • خطاب قبول من الجامعة للتخصص الجديد أو للدرجة الجديدة مع تحديد تاريخ بداية ونهاية البرنامج.
  • إذا كان القبول صادراً من رئيس القسم أو مدير البرنامج، يجب الحصول على قبول نهائي من مكتب الدراسات الطبية العليا بالجامعة.
  • آخر تقارير دراسية عن المبتعث عن الستة أشهر الأخيرة على الأقل.
  • تعبئة الاستمارة (طلب تغيير التخصص/ الدرجة) على بوابة الطلبة المبتعثين تمهيداً لإرساله إلى جهة الإبتعاث.

3- ضوابط تغيير الجامعة:

إذا كان يترتب على انتقال الطبيب إلى جامعة أخرى داخل كندا تغيير الدرجة العلمية والتخصص فتنطبق عليه نفس الشروط الموضحة أعلاه بالنسبة لتغيير التخصص والدرجة. أما إذا كان لا يتطلب انتقاله تغييراً في الدرجة العلمية والتخصص فيجب تزويد الملحقية بالمستندات التالية:
  • خطاب من المبتعث يتضمن مبررات انتقاله إلى جامعة أخرى.
  • خطاب قبول من الجامعة الجديدة (مع تحديد التخصص ومدة البرنامج).
  • آخر تقارير دراسية عن المبتعث عن الستة أشهر الأخيرة على الأقل.
  • يجب على المبتعث أن يزود الملحقية بخطاب إعفاء من الجامعة التي يدرس فيها حالياً.
  • تعبئة الاستمارة (طلب تغيير الجامعة) على بوابة الطلبة المبتعثين تمهيداً لإرساله إلى جهة الإبتعاث.

4- ضوابط الانتقال إلى بلد آخر:

  • المستندات المطلوبة هي نفس المستندات المطلوبة لطلب الانتقال إلى جامعة أخرى بكندا، ويشترط توفير قبول رسمي من الدولة التي يرغب الانتقال إليها.

5-  ضوابط إجازة الأمومة والأبوة:

  • تمنح الطبيبة السعودية إجازة أمومة لمدة 40 يوماً اعتباراً من تاريخ الولادة. وتمدد الإجازة  لمدة 90 يوماً بشرط تقديم خطاب من مدير البرنامج يوضح حاجتها للتمديد.
  • يمنح الطبيب السعودي إجازة أبوة لمدة 10 أيام مدفوعة الأجر، بعد موافقة مدير برنامجه عند توليد الزوجة ولا يترتب على هذه الإجازة أي تمديد في دراسة الطبيب المبتعث.

6- ضوابط  قضاء فترة اختيارية داخل أو خارج كندا:

  • قضـاء فترة اختيارية خارج البرنامج الذي يدرس فيه المبتعث تتطلب الحصول على الموافقة المسبقة، وفق الإجراءات التالية:
  • تعبئة طلب عن طريق بوابة الطلبة المبتعثين قبل شهرين على الأقل بطلب الموافقة على قضاء الفترة الإختيارية.
  • إرفاق خطاب من مدير البرنامج يوصي فيه بأهمية قضاء هذه الفترة محدداً فيه التاريخ والدولة والمدينة التي سوف يقضي الفترة فيها وكذلك اسم المستشفى واسم التخصص.
  • في حالة قضاء الفترة الاختيارية في أحد البرامج بجامعة أخرى في كندا يشترط أن لا يترتب على ذلك أية التزامات مالية تجاه الملحقية.
  • في حالة قضاء الفترة الاختيارية في المملكة أو في دولة أخرى خارج كندا يشترط إرفاق خطاب من الجهة التي سوف يقضي الفترة فيها متضمناً الموافقة.
  • يمكن للمبتعث الحصول على تذاكر السفر لقضاء فترة اختيارية داخل كندا فقط ولمرة واحدة خلال البعثة.

7- ضوابط حضور الدورات القصيرة والمؤتمرات:

أتاحت أنظمة الابتعاث الفرصة للمبتعث لحضور مؤتمر أو دورة  خلال كل مرحلة من مراحل دراسته (مرة واحدة خلال مرحلة الزمالة الكندية ومرة واحدة خلال مرحلة التخصص الدقيق حتى لو تعدد مجال  تخصصه) شريطة أن يكون للمؤتمر أو للدورة علاقة وطيدة بتخصصه.

(خامسًا) المرافقون :

أ- المتابعة الأكاديمية للمرافقين:

  1. الضوابط العامة:
    • عدم الموافقة على انتقال المرافق للدراسة خارج منطقة إقامة المبتعث الرئيسي.
    • لا بدّ من انتظام والتزام المرافق بالدراسة، وفي حالة التوقف عن الدراسة لظروف طارئة، يجب الحصول على موافقة مسبقة من الملحقية وكذلك الحصول على خطاب إخلاء طرف من المعهد، وفي حالة سداد الرسوم الدراسية للمعهد فيجب الحصول على خطاب من المعهد يفيد بأنه سيقوم بإرجاع باقي المبلغ للملحقية.
  2. ضوابط اللغة:
    • يسمح بدراسة اللغة لمدة لا تتجاوز سنة وستة أشهر.
    • لا يسمح بالانتقال في مرحلة اللغة لأكثر من مرتين.
    • في حال إلحاق المرافق بعضوية البعثة التعليمية لدراسة مرحلة جامعية، فسيتم احتساب كامل الفترة التي درسها في مرحلة الإعداد اللغوي السابقة لضمه لعضوية البعثة وإدخالها ضمن مدة ابتعاثه.
  3. ضوابط دراسة الدورات التدريبية:
    • تحقيق شرط اللغة (إنهاء كافة مستويات اللغة في معهد موصى به، أو الحصول على درجة (5) في الآيلتس أو ما يعادلها من الامتحانات المعيارية الأخرى).
    • الدراسة في مؤسسة تعليمية (جامعة، كلية، معهد) موصى بها ومعتمدة وغير موقفة ومجازة من قبل الجهات الكندية المعتمدة مثل (AUCC, ACCC) أو الجهات المعنية في حكومة المقاطعة.
    • أن تنتهي الدورة أو البرنامج الدراسي بشهادة دبلوم على الأقل فإن تعذر ذلك يشترط أن لا تقل فترة الدراسة عن فصل دراسي وبحضور مستمر على مدار الفصل وتتضمن اختبارات تؤكد استيعاب الطالب وأن لا تنتهي الدراسة بشهادة حضور فقط وإنما بتقييم.
    • أن يكون الحد الأقصى دورتين في العام الدراسي.
    • أن تكون الرسوم الدراسية ضمن النطاق المعتمد لدورات مشابهة تقدمها مؤسسات تعليمية أخرى.
    • على المرافق توقيع التعهد الخطي الموجود ضمن التعهدات المطلوبة لفتح ملف مرافق دارس والذي ينص على أنه في حال رغبة المرافق الدارس في الحصول على دورة تدريبية فإنه يلتزم بالحضور لكامل الدورة وتزويد وحدة المرافقين بصورة شهادة إنهاء الدورة وكشف درجاتها، وفي حال زادت نسبة الغياب عن 20% فمن حق الملحقية مطالبته بدفع تكاليف الدورة وحرمانه من الحصول على دورات في المستقبل، إلا في حال وجود عذر مثبت بأوراق رسمية مقنعة للوحدة ترفع للجهة صاحبة الصلاحية للموافقة.
    • لا بد من الحصول على الموافقة المسبقة لحضور الدورة أو البرنامج الأكاديمي، ولن تنظر الملحقية في طلبات تعويض لدورات لم يتم الموافقة عليها مسبقاُ.
    • يجب أن تكون الدراسة بنظام الحضور، ولن يتم قبول أي دورة أو دراسة عن بعد DISTANCE STUDY OR ONLINE STUDY.
  4. ضوابط دراسة البرامج الأكاديمية:
    • على المرافق الانتظام فى برنامج علمى محدد ينتهي بدرجة علمية أعلى من المؤهل العلمي الذى حصل عليه المرافق سابقاً.
    • على المرافق أن ينتظم انتظاماً كلياً بالدراسة ولا يسمح بالانتظام الجزئي.
    • فى حال رغب المرافق بالالتحاق بالدراسة الأكاديمية (بكالوريوس- ماجستير - دكتوراه) و لم يقبل لتدني معدله الدراسي فيسمح له بدراسة مواد تحضيرية لرفع المعدل شريطة إحضار ما يثبت أنه بحاجة لدراسة هذه المواد من المؤسسة التعليمية و أن لا تزيد عن عام دراسى واحد.
    • • يطبق على المرافق الدارس جميع ما يطبق على الطالب المبتعث ويشمل ذلك الحضور والحذف وجميع الشؤون الدراسية الأخرى.

ب- الإنذارات الأكاديمية:

يوجه إنذار للمرافق إذا تدنى مستواه الدراسي أو لم يلتزم بالحضور، علماً بأن حصوله على (3) إنذارات يعني حرمانه من الدراسة على حساب الملحقية.

ج- إلحاق المرافق بعضوية البعثة التعليمية:

يمكن التقدم بطلب الانضمام لعضوية البعثة (كمبتعث – مرافق) بعد أكمال متطلبات اللغة وتزويد الملحقية بما يفيد بدء الدراسة الأكاديمية في جامعة موصى بها.
 

(سادساً) ضوابط عامة لكافة المبتعثين والمرافقين:

• بما أن لائحة الابتعاث لا تجيز الدراسة بنظام التعليم عن بُعد Distance Learning فيجب عدم التسجيل لدراسة أي مواد أكاديمية ضمن برامج الدرجات العلمية عن طريق هذا النظام لأنه قد يترتب على ذلك أن يتحمل الطالب دفع قيمة الرسوم الدراسية عن تلك المواد بالاضافة إلى احتمال عدم معادلة الشهادات الجامعية التي تتضمن دراسة جزءٍ منها عن طريق نظام التعليم عن بُعد.

أ- ضوابط تغيير الجامعة:

  1. حصول المبتعث على قبول من جامعة موصى بها، تخصصاً ودرجة علمية حسب القوائم المعتمدة لدى وزارة التعليم العالي، وفي التخصص المنصوص عليه في قرار الابتعاث أو قرار الموافقة على تغيير التخصص.
  2. عدم المطالبة بزيادة مدة الابتعاث لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر لمن أنهى مرحلة اللغة وبدأ بالدراسة الأكاديمية.
  3. عدم التفريق في مقر الإقامة بين المبتعث الرئيس والمحرم أو المرافقة المضمومين للبعثة.

ب- ضوابط تغيير التخصص:

حصول المبتعث على قبول في التخصص المراد التغيير إليه من جامعة موصى بها، تخصصاً ودرجة علمية حسب القوائم المعتمدة لدى وزارة التعليم العالي مع العلم أن الملحقية مفوضة بالموافقة على طلب تغيير التخصص، لمبتعثي وزارة التعليم العالي، شريطة:
  1. أن يكون تغيير التخصص مما هو أدنى إلى ما هو أرقى داخل نطاق التخصص العام.
  2. ألا يؤدي تغيير التخصص إلى المطالبة بزيادة مدة الابتعاث لأكثر من فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد عن ستة أشهر.

ج- ضوابط تأجيل البعثة:

يشترط (على مبتعثي وزارة التعليم العالي) أن يكون التأجيل لأسباب جوهرية تقتضيها ظروف المبتعث التعليمية أو الصحية أو الاجتماعية، مع العلم أن الملحقية مفوضة بالموافقة على طلب تأجيل البعثة، لمبتعثي وزارة التعليم العالي، حسب الضوابط أدناه:
  1. ألا يكون التأجيل خلال مرحلة اللغة.
  2. أن يكون التأجيل بعلم الجامعة/ الكلية وبموافقتها على الدراسة بعد انتهاء فترة التأجيل.
  3. ألا يتعارض التأجيل مع أنظمة الإقامة في مقر البعثة.
  4. أن يكون التأجيل لمدة فصل دراسي واحد كحد أقصى وبما لا يزيد على ستة أشهر خلال المرحلة الدراسية الواحدة.
  5. ألا يكون الصرف متوقفاً على المبتعث عند طلب التأجيل، ويستثنى من ذلك من توقف عليه الصرف بسبب انقضاء فترة اللغة قبل البدء بالبرنامج الأكاديمي.

**ملاحظة: سيترتب على التأجيل إيقاف الصرف المالي عن المبتعث بما فيه الرسوم الدراسية وتعديل تاريخ نهاية البعثة بمقدار فترة التأجيل.

د- ضوابط استمرار الصرف على مبتعثي وزارة التعليم العالي بعد انقضاء المدة القصوى لدراسة اللغة وقبل البدء الكامل بالبرنامج الأكاديمي:

لا تجيز اللوائح التمديد لدراسة اللغة بعد انقضاء المدة القصوى المحددة لذلك (18 شهراً). ويمكن للمبتعث التقدم بطلب تأجيل البعثة، مع الاستمرار بمعهد اللغة للدراسة على حسابه الخاص لمدة لا تزيد على فصل دراسي واحد كفرصة للالتحاق بالبرنامج الأكاديمي بالجامعة للفصل الذي يليه، وإذا لم يتمكن من ذلك تتوقف البعثة. ويشترط لاستمرار الصرف، على مبتعثي وزارة التعليم العالي، بعد انقضاء المدة القصوى لدراسة اللغة وقبل البدء الكامل بالبرنامج الأكاديمي ما يلي:
 

المبتعثون للدراسات العليا:
دراسة مقررات أكاديمية ذات صلة بتخصص المبتعث والتي قد تساعد في الحصول على قبول نهائي، ولمدة لا تزيد على ستة أشهر، شريطة أن يكون المبتعث قد حصل على درجة 500 في الـ (TOEFL ) أو ما يعادلها في الاختبارات المعيارية الأخرى وأن يكون أداؤه الدراسي والسلوكي جيداً.
 
المبتعثون للبكالوريوس:
دراسة مقررات أكاديمية تحتسب ضمن متطلبات الحصول على درجة البكالوريوس في تخصص المبتعث، شريطة أن يكون أداؤه الدراسي والسلوكي جيداً، وذلك من خلال برنامج التجسير:
 
تعريف برنامج التجسير (Bridging Program):
هو البرنامج الذي تقدمه بعض الجامعات للطلاب الذين أكملوا كافة مستويات معهد اللغة التابع للجامعة (أو المعتمد منها)، والذي يتيح البدء بالدراسة الأكاديمية في التخصصات العلمية إضافة إلى دراسة بعض مقررات اللغة، أي أنه يعد مرحلة انتقالية بين دراسة اللغة والانتظام الكلي في البرنامج الأكاديمي.

ضوابط الموافقة على دراسة برنامج التجسير:

  • أن تكون الدراسة في برنامج تجسير تقدمه جامعة موصى بها حسب القوائم المعتمدة لدى وزارة التعليم العالي.
  • أن يكون لدى الطالب قبولٌ أكاديمي في الجامعة التي تقدم البرنامج وفي التخصص المبتعث من أجله.
  • ألا تتجاوز مدة دراسة برنامج التجسير فصلاً دراسياً واحداً، بحيث ينتظم الطالب بعده في البرنامج الأكاديمي انتظاماً كاملاً.
  • أن يسجل الطالب، وبحد أدنى، في مقررين أكاديميين محتسبين ضمن متطلبات برنامجه الدراسي، ويستثنى من ذلك الجامعات التي يقتصر برنامج التجسير فيها على دراسة مقرر أكاديمي واحد.
  • يمنع حذف أي مقرر أكاديمي أو أي من مقررات اللغة خلال مرحلة التجسير.

**ملاحظة: تنص توجيهات وزارة التعليم العالي على إلزام المبتعثين بدراسة مرحلة البكالوريوس في الجامعات الموصى بها، وأن تقتصر الدراسة فيما سوى تلك على مرحلة اللغة أو السنة التحضيرية وفي أضيق الحدود إذا لم تتوفر أماكن في الجامعات الموصى بها.

هـ- ضوابط الإنذارات الأكاديمية:

يوجه إنذار أكاديمي للمبتعث في الحالات التالية:
1- الطلاب في مرحلة اللغة:
  • تدنى مستواه الدراسي.
  • إرتفاع نسبة الغياب.
  • ترك مقر البعثة بدون إذن الملحقية.
  • التأخر في العودة إلى مقر الدراسة بدون عذر مقبول.
  • وقوع الطالب في أية مخالفة سلوكية داخل المؤسسة التعليمية أو خارجها.

2- الطلاب في المرحلة الأكاديمية:

  • لمن تقل نسبة حضوره عن الحد المعقول بما لا يقل عن 80% بدون عذر.
  • لمن كان مستواه الدراسي متدنٍ (ويقاس ذلك بالرسوب أو انخفاض المعدل التراكمي).
  • لمن حذف مقرراً دراسياً أو أكثر وأصبح مجموع الوحدات الدراسية أقل من الحد الأدنى للانتظام الكلي بدون التنسيق المسبق مع الملحقية، وإذا تكرر ذلك تخصم الرسوم الدراسية لتلك المقررات من حسابه الخاص.
  • لمن حذف الفصل الدراسي بدون موافقة الملحقية، بحيث توضع مخصصاته على الإيقاف المؤقت، وإذا تكرر ذلك تخصم قيمة الرسوم الدراسية من حسابه الخاص.

و- ضوابط الرفع للوزارة بطلب إنهاء البعثة:

  1. إذا انقطع الطالب عن الدراسة أو غادر مقر البعثة لمدة تزيد عن فصلين دراسيين دون عذر مقبول.
  2. إذا حصل الطالب على إنذارين أكاديميين ولم يتحسن وضعه الدراسي أومستوى التزامه بالحضور.
  3. تكرر الوقوع في مخالفات سلوكية داخل المؤسسة التعليمية أو خارجها.
  4. انتهاء البعثة بدون تمديد.
  5. لم يتمكن من الحصول على قبول أكاديمي خلال 8 أشهر من انتهاء الفترة المخصصة لدراسة اللغة.
  6. تغيير تخصص/جامعة/دولة بدون موافقة الوزارة.
  7. الإستمرار بالدراسة في جامعة غير موصى بها.
  8. عدم وجود محرم/ مرافق مقيم.
  9. الفصل من الجامعة (أو المؤسسة التعليمية)

ز- الحد من مغادرة المبتعث لمقر الدراسة بدون موافقة الملحقية:

ضرورة حصول الملحقية على ما يفيد قيام الطالب بالتسجيل في بداية كل مستوى أو فصل أو سنة وكذلك ما يفيد باستكماله الدراسة والحصول على النتائج والتأكيد على الطلاب بعدم مغادرة مقر البعثة دون الحصول على موافقة الملحقية عن طريق بوابة الطلبة المبتعثين وليس شفهياً، وفي حالة ثبوت ذلك يتم توقيف الصرف عليه وتوجيه إنذار خطي للمبتعث مع الرفع لجهة الابتعاث عن من تكرر منه ذلك للنظر في إنهاء بعثته.

ح- الحد من مغادرة محرم المبتعثة لمقر الدراسة بدون موافقة الملحقية:

ضرورة التأكيد على محرم المبتعثة بالتواجد مع المبتعثة في مقر البعثة وعدم المغادرة إلا بعد الحصول على موافقة الملحقية عن طريق بوابة الطلبة المبتعثين وليس شفهياً ويمكن متابعة أمر تواجد المحرم عن طريق إثبات التسجيل وسجل الدرجات لمن ألحق بالبعثة على أن يتم متابعة من لم يتم إلحاقه بالبعثة عن طريق الاطلاع على جواز السفر أو الاتصال الدوري به ويتم توجيه إنذار خطي للمبتعثة في حالة مغادرة المحرم بدون إذن مع الرفع عن من تكرر منه ذلك للنظر في إنهاء البعثة.

ط- متطلبات إغلاق الملف بعد تحقيق متطلبات التخرج وانتهاء البعثة:

يجب على المبتعث إحاطة الملحقية علماً فور إنهائه متطلبات برنامجه الدراسي حتى ولو كان ذلك قبل تاريخ نهاية البعثة المعتمد في قرار الابتعاث، وذلك من أجل تفادي الاستمرار بالصرف بعد ذلك مما قد يترتب عليه عددٌ من الاجراءات الإدارية والمالية، مثل:
- عدم صرف مستحقات التخرج
- عدم صرف مخصص نقل العفش
- عدم الموافقة على ترقية البعثة
- المطالبة بإعادة ما صرف بالزيادة و تأخر التصديق على الشهادات والوثائق الدراسية إلى حين استرجاع كامل المبلغ
** ملحوظة مهمة جداً: التاريخ المعتمد للتخرج هو تاريخ إنهاء متطلبات الدرجة العلمية و ليس تاريخ حفل التخرج